Kalender und Termine

Mit dem Kalender von HalloLuci verwalten Sie Termine zentral an einem Ort. So stellen Sie sicher, dass Ihr KI-Assistent bei Terminabfragen auf aktuelle Informationen zugreifen und relevante Termine, Abwesenheiten oder Rückrufzeiten berücksichtigen kann.

Derzeit unterstützt HalloLuci die Anbindung von Google Kalender und Outlook Calendar. Weitere Kalenderlösungen werden zukünftig ergänzt.

Wofür wird der Kalender genutzt?

Der Kalender hilft Ihnen dabei, wichtige Zeiträume und Termine für HalloLuci sichtbar zu machen. Dazu gehören zum Beispiel:

Kundentermine
Rückruftermine
Mitarbeiterabwesenheiten
Urlaubszeiten
Fortbildungen
Betriebsferien
interne Termine

Wenn HalloLuci für Sie Termine vereinbaren oder Rückrufe eintragen soll, werden diese ebenfalls im Kalender gespeichert. Dadurch behalten Sie alle relevanten Termine in einer gemeinsamen Übersicht. Termine und Rückrufe werden frühestens 90 Minuten in die Zukunft angeboten, zudem werden, sofern hinterlegt, die Öffnungszeiten berücksichtigt.

Neuen Termin anlegen

Über den Button „Neuer Termin“ können Sie direkt in HalloLuci einen eigenen Termin anlegen.

Das eignet sich besonders für Informationen, die HalloLuci während eines Gesprächs berücksichtigen soll. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter nicht erreichbar ist, eine Fortbildung stattfindet oder Ihr Büro geschlossen ist.

So legen Sie einen Termin an

Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich „Kalender“.
Klicken Sie auf „Neuer Termin“.
Tragen Sie die Termindaten ein.
Ergänzen Sie bei Bedarf eine KI-Anweisung.
Speichern Sie den Termin.

Wenn Sie eine KI-Anweisung hinterlegen, kann HalloLuci diese Information während eines Gesprächs berücksichtigen. So kann der Assistent zum Beispiel mitteilen, dass ein Mitarbeiter aktuell nicht erreichbar ist oder sich später zurückmeldet.

Beispiele für Termine mit KI-Anweisung

Ein Termin kann mehr sein als nur ein Kalendereintrag. Durch die KI-Anweisung geben Sie HalloLuci einen konkreten Hinweis, wie mit dieser Information im Gespräch umgegangen werden soll.

Beispiele:

Termin	Mögliche KI-Anweisung
Fortbildung	„Teilen Sie dem Anrufer mit, dass heute eine Fortbildung stattfindet und ein Rückruf am nächsten Werktag erfolgt.“
Urlaub	„Teilen Sie mit, dass Frau Müller im Urlaub ist und Herr Schneider das Anliegen übernimmt.“
Betriebsferien	„Informieren Sie den Anrufer, dass das Büro geschlossen ist und ab dem angegebenen Datum wieder erreichbar ist.“
Interner Termin	„Teilen Sie mit, dass aktuell ein Termin stattfindet und ein Rückruf später erfolgt.“

Formulieren Sie KI-Anweisungen möglichst klar und kundenfreundlich. Schreiben Sie nicht nur „Urlaub“, sondern direkt, was HalloLuci dem Anrufer mitteilen oder wie der Anruf weiterbearbeitet werden soll.

Nächste Termine anzeigen

Im Bereich „Nächste Termine“ sehen Sie die kommenden Termine in chronologischer Reihenfolge. Der nächste anstehende Termin wird dabei zuerst angezeigt.

Mit einem Klick auf einen Termin können Sie diesen direkt öffnen und die Details einsehen oder bearbeiten.

So behalten Sie schnell im Blick, welche Termine, Rückrufe oder Abwesenheiten als Nächstes relevant sind.

Kalenderansicht ändern

Sie können die Kalenderansicht individuell anpassen. Dafür stehen Ihnen verschiedene Ansichten zur Verfügung:

Monat
Woche
Tag
Liste

Die Monatsansicht eignet sich für einen Überblick über längere Zeiträume. Die Wochen- und Tagesansicht helfen Ihnen bei der genaueren Planung. Die Listenansicht ist besonders praktisch, wenn Sie Termine schnell nacheinander prüfen möchten.

Google Kalender anbinden

Mit der Google-Kalender-Anbindung können Sie Ihre Termine aus Google Calendar mit HalloLuci synchronisieren. So kann HalloLuci bei Terminabfragen auf die hinterlegten Kalenderinformationen zugreifen und Ihre Verfügbarkeiten berücksichtigen. Zeitgleich können telefonische Terminbuchungen in Ihren Kalender synchronisiert werden.

Google Kalender verbinden

Öffnen Sie in HalloLuci den Bereich „Kalender“.
Klicken Sie im Bereich „Google Calendar“ auf die Schaltfläche zum Verbinden.
Sie werden zu Google weitergeleitet.
Wählen Sie das Google-Konto aus, dessen Kalender Sie mit HalloLuci verbinden möchten oder melden sich bei Google an.
Bestätigen Sie die angeforderten Berechtigungen.
Nach erfolgreicher Verbindung werden Sie zurück zu HalloLuci geleitet.

Verwenden Sie am besten das Google-Konto, in dem die relevanten Unternehmens- oder Mitarbeitertermine gepflegt werden.

Google-Konto auswählen

Nach dem Start der Verbindung öffnet sich die Google-Anmeldung. Dort wählen Sie das gewünschte Google-Konto aus.

Falls das richtige Konto nicht angezeigt wird, klicken Sie auf „Anderes Konto verwenden“ und melden Sie sich mit dem passenden Google-Konto an.

Zugriff erlauben

Im nächsten Schritt fragt Google ab, ob HalloLuci auf den Kalender zugreifen darf. Bestätigen Sie den Zugriff, damit HalloLuci die Kalenderdaten synchronisieren kann.

Sollte Google den Hinweis anzeigen, dass die App noch nicht von Google überprüft wurde, können Sie den Vorgang über „Weiter“ fortsetzen, sofern Sie die Verbindung mit HalloLuci herstellen möchten.

Ohne die Freigabe durch Google kann HalloLuci keine Kalenderdaten synchronisieren.

Verbindung prüfen

Nach erfolgreicher Verbindung sehen Sie im Kalenderbereich den Status „Verbunden“.

Zusätzlich stehen Ihnen dort folgende Optionen zur Verfügung:

Jetzt synchronisieren Aktualisiert die Kalenderdaten manuell.
Verbindung trennen Entfernt die Verbindung zwischen HalloLuci und Ihrem Google Kalender.

Termine manuell synchronisieren

Wenn Sie Änderungen im Google Kalender vorgenommen haben, können Sie die Synchronisierung manuell starten. Andernfalls werden alle 15 Minuten die Kalendereinträge synchronisiert.

Öffnen Sie den Bereich „Kalender“.
Gehen Sie zum Abschnitt „Google Calendar“.
Klicken Sie auf „Jetzt synchronisieren“.

HalloLuci gleicht anschließend die aktuellen Termine mit dem verbundenen Google Kalender ab.

Nutzen Sie die manuelle Synchronisierung, wenn Sie gerade neue Termine eingetragen oder bestehende Termine geändert haben und sicherstellen möchten, dass diese direkt in HalloLuci berücksichtigt werden.

Kalender nach Mitarbeiter filtern

Im Kalenderbereich können Sie zusätzlich nach Mitarbeitern filtern. So sehen Sie entweder alle Termine oder nur die Termine eines bestimmten Mitarbeiters.

Öffnen Sie den Bereich „Kalender“.
Nutzen Sie den Filter „Nach Mitarbeiter filtern“.
Wählen Sie entweder „Alle Mitarbeiter“ oder einen einzelnen Mitarbeiter aus.

Der Kalender zeigt anschließend die passenden Termine entsprechend Ihrer Auswahl an.

Google Kalender Verbindung trennen

Sie können die Verbindung jederzeit wieder trennen.

Öffnen Sie den Bereich „Kalender“.
Gehen Sie zum Abschnitt „Google Calendar“.
Klicken Sie auf „Verbindung trennen“.
Bestätigen Sie den Vorgang, falls eine Abfrage erscheint.

Nach dem Trennen der Verbindung werden keine neuen Termine mehr aus Google Calendar synchronisiert.

Zusammenfassung

Sobald Google Calendar verbunden ist, kann HalloLuci Ihre Termine mit dem Kalender abgleichen. Über „Jetzt synchronisieren“ können Sie die Daten manuell aktualisieren. Mit dem Mitarbeiterfilter behalten Sie den Überblick über einzelne Kalender. Bei Bedarf können Sie die Verbindung jederzeit wieder trennen.

Outlook Kalender verbinden

Sie können neben Google Calendar auch Ihren Outlook Kalender mit HalloLuci verbinden. Dadurch werden Ihre Outlook-Termine mit HalloLuci synchronisiert und können bei Terminabfragen berücksichtigt werden.

So verbinden Sie Outlook Calendar

Öffnen Sie in HalloLuci den Bereich „Kalender“.
Gehen Sie auf der rechten Seite zum Bereich „Outlook Calendar“.
Klicken Sie auf „Mit Outlook verbinden“.
Sie werden zu Microsoft weitergeleitet.
Wählen Sie das gewünschte Microsoft-Konto aus oder melden Sie sich mit einem anderen Konto an.
Bestätigen Sie die angeforderten Berechtigungen über „Zulassen“.
Nach erfolgreicher Verbindung werden Sie zurück zu HalloLuci geleitet.

Nach der Verbindung ist Ihr Outlook Kalender mit HalloLuci verbunden und kann synchronisiert werden.

Verwenden Sie das Microsoft-Konto, in dem die relevanten Unternehmens-, Mitarbeiter- oder Rückruftermine gepflegt werden.

Berechtigungen bei Microsoft bestätigen

Damit HalloLuci auf Ihre Outlook-Termine zugreifen kann, müssen Sie die Kalenderberechtigungen bei Microsoft bestätigen. Diese Freigabe ist notwendig, damit Termine synchronisiert und in HalloLuci angezeigt werden können.

Ohne die Zustimmung bei Microsoft kann HalloLuci keine Termine aus Ihrem Outlook Kalender abrufen. Sofern Ihr Microsoft Konto über keine Administratorberechtigungen verfügt, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Outlook Kalender synchronisieren

Nach erfolgreicher Verbindung können Sie Ihre Outlook-Termine mit HalloLuci synchronisieren.

Öffnen Sie den Bereich „Kalender“.
Gehen Sie zum Abschnitt „Outlook Calendar“.
Klicken Sie auf „Jetzt synchronisieren“, sofern Sie die Termine manuell aktualisieren möchten.

Nutzen Sie die manuelle Synchronisierung, wenn Sie gerade neue Termine in Outlook eingetragen oder bestehende Termine geändert haben.

Outlook Verbindung trennen

Sie können die Verbindung zu Outlook jederzeit wieder trennen.

Öffnen Sie den Bereich „Kalender“.
Gehen Sie zum Abschnitt „Outlook Calendar“.
Klicken Sie auf „Verbindung trennen“.
Bestätigen Sie den Vorgang, falls eine Abfrage erscheint.

Nach dem Trennen der Verbindung werden keine neuen Outlook-Termine mehr mit HalloLuci synchronisiert.

Kalender und Termine