Vorgänge und Vorgangsbibliothek

Vorgänge definieren

Was sind Vorgänge?

Vorgänge sind das Herzstück Ihres HalloLuci-Assistenten. Sie definieren Schritt für Schritt, wie der Assistent auf bestimmte Kundenanliegen reagiert, welche Informationen er erfasst und welche Aktionen er ausführt. Sie können sich Vorgänge wie die Skills Ihres Assistenten vorstellen. Jeder Vorgang bildet einen konkreten Geschäftsprozess ab, beispielsweise:

• KFZ-Schaden melden
• Hausratschaden melden
• Termin vereinbaren
• Rückruf anfordern
• Angebotsanfrage erfassen
• Namensänderung melden
• Vertragsänderung aufnehmen
• Neukundenanfrage erfassen

Sobald ein Anrufer ein entsprechendes Anliegen äußert, startet HalloLuci automatisch den passenden Vorgang und führt den Kunden durch den definierten Prozess.

Möglichkeiten zur Erstellung von Vorgängen

HalloLuci bietet Ihnen drei verschiedene Wege, neue Vorgänge anzulegen:

1. Vorgänge aus der Bibliothek übernehmen
2. Vorgänge manuell erstellen
3. Vorgänge per KI generieren lassen

Vorgänge aus der Bibliothek übernehmen

Für viele typische Anwendungsfälle im Versicherungs- und Finanzbereich stehen bereits fertige Vorgänge zur Verfügung. Standardmäßig sind bereits alle Vorgänge aktiv.

So funktioniert es

1. Öffnen Sie den Bereich Konfiguration → Vorgänge
2. Klicken Sie auf Aus Bibliothek
3. Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus
4. Übernehmen Sie den passenden Vorgang

Verfügbare Themenbereiche

Die Bibliothek enthält unter anderem:

Schaden melden

• KFZ-Schaden melden
• Haftpflichtschaden melden
• Hausratschaden melden
• Rechtsschutzfall melden
• Berufsunfähigkeit melden
• D&O-Schadenmeldung
• Betriebsunterbrechung melden

Neue Versicherung / Angebot

• Angebotsanfragen
• Versicherungsvergleich
• Neukundenanfragen
• Produktinteresse erfassen

Vertragsänderungen

• Namensänderung
• Adressänderung
• Bankverbindung ändern
• Vertragsanpassungen

Terminvereinbarung

• Beratungstermin vereinbaren

Themen erstellen und organisieren

Um Ihre Vorgänge übersichtlich zu strukturieren, können Sie eigene Themenbereiche erstellen.

Beispiele:

• Schaden melden
• Vertragsänderungen
• Terminvereinbarung
• Bestandskundenservice
• Neukundenanfragen

Neues Thema anlegen

1. Klicken Sie auf Thema erstellen
2. Vergeben Sie einen Namen
3. Wählen Sie ein Symbol
4. Wählen Sie eine Farbe
5. Speichern Sie das Thema

Dadurch lassen sich auch viele Vorgänge übersichtlich organisieren.

Vorgang manuell erstellen

Wenn Sie einen individuellen Ablauf benötigen, können Sie diesen vollständig selbst erstellen.

So erstellen Sie einen neuen Vorgang

1. Öffnen Sie Konfiguration → Vorgänge
2. Klicken Sie auf Manuell erstellen
3. Wählen Sie eine Kategorie
4. Vergeben Sie einen Namen
5. Hinterlegen Sie eine Beschreibung

Anschließend definieren Sie die einzelnen Schritte.

Aufbau eines Vorgangs

Ein Vorgang besteht aus einzelnen Schritten. Für jeden Schritt wählen Sie einen der folgenden Typen aus.

first_name

Vorgänge mit KI erstellen

Alternativ können Sie komplette Vorgänge automatisch durch KI erzeugen lassen.

So funktioniert es

1. Klicken Sie auf Mit KI erstellen
2. Beschreiben Sie den gewünschten Ablauf möglichst genau
3. Klicken Sie auf Vorgang generieren

Beispiel für eine gute Beschreibung

Wenn ein Kunde einen Wasserschaden melden möchte, soll der Assistent zunächst Name und Versicherungsnummer erfassen. Anschließend soll er nach Schadendatum, Schadensort und Schadenschilderung fragen. Danach sollen alle Angaben vorgelesen und bestätigt werden. Abschließend soll eine SMS mit den nächsten Schritten versendet werden.

Je detaillierter die Beschreibung, desto präziser kann die KI den Vorgang erstellen.

Bestehende Vorgänge bearbeiten

Alle Vorgänge können nachträglich angepasst werden.

Sie können:

• Fragen ändern
• Neue Schritte hinzufügen
• Schritte entfernen
• Bedingungen ergänzen
• SMS-Nachrichten anpassen
• Datenfelder umbenennen
• Den gesamten Ablauf erweitern

Dadurch lassen sich sowohl Bibliotheksvorgänge als auch KI-generierte Vorgänge jederzeit an Ihre individuellen Arbeitsabläufe anpassen.

Best Practices für Vorgänge

Halten Sie Vorgänge möglichst kompakt

Erfassen Sie nur Informationen, die tatsächlich benötigt werden.

Verwenden Sie sprechende Datenpunkt-Namen

Empfehlung:

customer_name
          policy_number
          claim_date
          vehicle_plate
          email_address

Vermeiden Sie:

daten1
          feld2
          wert3

Nutzen Sie eine Abschlussbestätigung

Lassen Sie den Assistenten die Angaben vor dem Abschluss immer noch einmal zusammenfassen.

Verwenden Sie Themen zur Strukturierung

Bereits ab zwei bis drei Vorgängen empfiehlt sich eine Einteilung in Themen, damit die Übersicht erhalten bleibt.

Vorgang testen

Nachdem Sie Ihre Vorgänge erstellt oder angepasst haben, sollten Sie diese ausführlich testen.

Nur durch einen Praxistest können Sie sicherstellen, dass:

• alle Fragen in der richtigen Reihenfolge gestellt werden
• die gewünschten Informationen vollständig erfasst werden
• Bedingungen korrekt funktionieren
• SMS-Nachrichten wie gewünscht versendet werden
• keine Schritte fehlen oder missverständlich formuliert sind

Empfehlenswert ist es, typische Kundengespräche selbst durchzuspielen und verschiedene Szenarien zu testen.

Beispiele für Testfälle

• Kunde beantwortet alle Fragen korrekt
• Kunde kennt seine Versicherungsnummer nicht
• Kunde möchte Angaben korrigieren
• Kunde trifft eine Auswahl innerhalb einer Bedingung
• Kunde erhält eine SMS-Benachrichtigung

Sie haben Fragen oder Feedback?

Kontaktieren Sie uns über den Button Kontakt und wir melden uns zeitnah bei Ihnen zurück!