Assistent
Assistent konfigurieren. Im Bereich „ Assistent “ legen Sie fest, wie sich Ihr KI-Telefonassistent verhält, wie er mit Anrufern kommuniziert und welche Informationen ihm für die Gesprächsführung zur…
Assistent konfigurieren
Im Bereich „Assistent“ legen Sie fest, wie sich Ihr KI-Telefonassistent verhält, wie er mit Anrufern kommuniziert und welche Informationen ihm für die Gesprächsführung zur Verfügung stehen.
Die Einstellungen in diesem Bereich haben direkten Einfluss auf die Persönlichkeit, das Auftreten und die Leistungsfähigkeit Ihres Assistenten. Eine sorgfältige Konfiguration sorgt dafür, dass Anrufer ein professionelles und natürliches Gesprächserlebnis erhalten.
Sie finden diesen Bereich unter Konfiguration → Assistent.
Allgemeine Assistenten-Einstellungen
Name des Assistenten
Legen Sie fest, mit welchem Namen sich Ihr KI-Assistent gegenüber Anrufern vorstellt.
Beispiel:
Luci
Der gewählte Name wird während der Kommunikation mit dem Anrufern verwendet.
Stimme auswählen
Hier wählen Sie die Stimme Ihres Assistenten aus.
Je nach Verfügbarkeit stehen unterschiedliche Stimmen mit verschiedenen Eigenschaften zur Auswahl, beispielsweise:
- Männlich oder weiblich
- Gelassen
- Klar
- Fröhlich
- Freundlich
- Beschwingt
- Aufgeregt
- und viele mehr!
Über die Vorschaufunktion können Sie sich die ausgewählte Stimme direkt anhören.
Hintergrundgeräusch
Optional können Sie ein Hintergrundgeräusch aktivieren.
Dadurch kann eine natürlichere Gesprächsatmosphäre erzeugt werden, aber auch bei längeren Denkpausen weiß der Anrufer, dass er noch in der Leitung mit dem Agenten ist.
- Stille (Standard)
- Büro (3 Varianten)
- Tastatur (2 Varianten)
- Wartemusik
- Urlaubsmusik
Über die Vorschaufunktion können Sie die jeweilige Einstellung testen.
Gesprächssprache
Bestimmen Sie, in welcher Sprache Ihr Assistent Gespräche führt. Der Assistent verwendet ausschließlich die gewählte Sprache, unabhängig von der Sprache des Anrufers. Zur Auswahl stehen derzeit:
- Deutsch
- Französisch
- Englisch
- Spanisch
Anrede-Form
Legen Sie fest, wie der Assistent mit Anrufern kommuniziert. Zur Auswahl stehen Ihnen:
- Siezen (Sie / Ihnen)
- Duzen (Du / Dir)
Begrüßungstext
Der Begrüßungstext wird unmittelbar nach Gesprächsbeginn vorgelesen. Er vermittelt dem Anrufer den ersten Eindruck Ihres Unternehmens und sollte daher freundlich und professionell formuliert sein.
Beispiel:
Herzlich willkommen bei Musterfirma. Mein Name ist Luci, ich bin Ihre virtuelle Assistentin.
Empfehlungen
- Kurz und verständlich formulieren
- Unternehmensnamen nennen
- Assistenten vorstellen
- Mit einer offenen Frage abschließen
Datenschutz-Hinweis für den Anrufer
In diesem Feld hinterlegen Sie den Hinweis, der den Anrufer über die automatische und KI-gestützte Verarbeitung des Gesprächs informiert. Der Text wird dem Anrufer automatisch zu Beginn des Gesprächs, nach dem Begrüßungstext vorgelesen. Bei Fragen zwecks Pflichten Ihrerseits zu automatischer Verarbeitung von Anruferdaten und Aufzeichnung von Gesprächen empfehlen wir Ihnen Ihren Rechtsanwalt zu konsultieren.
Wissensdatenbank des Assistenten
Die Wissensdatenbank ist einer der wichtigsten Bereiche der gesamten Konfiguration. Hier hinterlegen Sie sämtliche Informationen, die Ihr Assistent über Ihr Unternehmen, Beratung und Produkte wissen soll. Je mehr relevante Informationen vorhanden sind, desto besser kann der Assistent Fragen eigenständig beantworten.
Welche Informationen könnten hier hinterlegt werden?
- Dienstleistungen
- Produkte
- Ansprechpartner
- Unternehmensbeschreibung
- Abläufe und Prozesse
- Kontaktmöglichkeiten
- Besonderheiten Ihres Unternehmens
Beispiel:
Unser Unternehmen ist auf die Vermittlung von Versicherungen für Privat- und Gewerbekunden spezialisiert. Termine können telefonisch oder über unsere Website vereinbart werden. Schadenmeldungen werden innerhalb von 24 Stunden bearbeitet.
Kundenportal / App-Hinweise
Falls Sie Ihren Kunden ein Portal oder eine App anbieten, können Sie hier entsprechende Hinweise hinterlegen. Der Assistent kann diese Informationen bei Rückfragen direkt an Anrufer weitergeben.
Beispiel: Unser Kundenportal erreichen Sie unter www.meinportal.de. Dort können Sie Verträge einsehen, Dokumente herunterladen und Änderungen melden.
Datenerfassung
In diesem Bereich definieren Sie, welche Informationen der Agent während eines Gesprächs erfassen soll. Die abgefragten Daten werden automatisch während des Gesprächs vom Anrufer eingeholt.
HalloLuci unterscheidet hier zwischen potenziellen Neukunden und Bestandskunden. Sie können hier unter dem jeweiligen Reiter mit dem Button +FELD HINZUFÜGEN eigene Felder anlegen.
Beispiel:
- Vorname
- Name
- E-Mail-Adresse
- Rückrufzeit
- Telefonnummer
Zusätzliche Anweisungen an den Assistenten
In diesem Bereich können Sie Ihrem Assistenten zusätzliche Regeln und Hinweise mitgeben, die über die normalen Einstellungen hinausgehen.
Über „Vorlage einfügen“ können Sie bereits vorbereitete Vorlagen nutzen, um dem Assistenten wichtige Informationen und Verhaltensregeln zu vermitteln. Standardmäßig stehen Vorlagen für Themen wie Schadenmeldungen, Neukunden und Bestandskunden zur Verfügung. Sie können aber auch eigene Anweisungen hinterlegen. Das ist besonders sinnvoll, wenn der Assistent bei bestimmten Anliegen immer zusätzliche Informationen abfragen oder nach festen Vorgaben antworten soll.
Die zusätzlichen Anweisungen werden zusammen mit Ihren Vorgängen und den Informationen aus der Wissensdatenbank berücksichtigt. Passt das Anliegen eines Anrufers sowohl zu einem Vorgang als auch zu einer zusätzlichen Anweisung, kombiniert der Assistent beide Informationen automatisch und verhält sich entsprechend.
Änderungen speichern
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Konfiguration speichern“, um die Änderungen zu übernehmen. Die Anpassungen stehen Ihrem Assistenten anschließend unmittelbar zur Verfügung.
Ihr Feedback ist uns wichtig!
Vorgänge und Vorgangsbibliothek
Einrichtungsassistent
