Professional Works (DEMV)

Professional Works Schnittstelle einrichten und nutzen

Mit der Professional Works Schnittstelle verbinden Sie HalloLuci mit Ihrem Professional Works System von DEMV. Dadurch kann HalloLuci Kontakte erkennen, Kundendaten übernehmen und Vorgänge aus Anrufen direkt an Professional Works übertragen.

HalloLuci kann nach erfolgreicher Zuordnung von Telefonnummern direkt die Kunden in PW auslesen, Telefonnummern aktualisieren und Vorgänge im Vorgangsmanager anlegen. Nach geführten Gesprächen werden für Sie oder Ihren Innendienst Vorgänge im Vorgangsmanager angelegt. Sie können anschließend direkt in die Bearbeitung gehen und über die Ihnen bekannten Funktionen in Professional Works wertvolle Zeit in der Bearbeitung sparen!

Voraussetzungen

Bevor Sie starten, stellen Sie bitte sicher, dass:

• Sie über Zugangsdaten für Professional Works verfügen.
• Sie die Berechtigungen in Professional Works freigeben dürfen.

Professional Works mit HalloLuci verbinden

1. Bereich „Schnittstellen“ öffnen

1. Melden Sie sich in HalloLuci an.
2. Klicken Sie links im Menü auf Schnittstellen.
3. Klicken Sie oben rechts auf + Neue Schnittstelle.

2. Professional Works auswählen

Es öffnet sich ein Fenster mit den verfügbaren Schnittstellen.

1. Wählen Sie Professional Works (DEMV) aus.
2. Vergeben Sie einen Namen für die Schnittstelle, zum Beispiel VersOffice. Der Name ist lediglich für Sie intern.
3. Klicken Sie auf Weiter & mit Professional Works verbinden.

3. Zugriff in Professional Works erlauben

Sie werden nun zu Professional Works weitergeleitet.

Dort sehen Sie, auf welche Daten HalloLuci zugreifen möchte. Dazu gehören zum Beispiel:

• Kundendaten anzeigen und aktualisieren
• Verträge anzeigen und Vorgänge erstellen
• Schäden anzeigen, erstellen und aktualisieren
• Kundendateien anzeigen oder anlegen

Prüfen Sie die angezeigten Berechtigungen und klicken Sie anschließend auf Zulassen.

4. Erfolgreiche Verbindung prüfen

Nach der Freigabe werden Sie zurück zu HalloLuci geleitet.

Wenn die Verbindung erfolgreich war, sehen Sie im Bereich Schnittstellen eine neue Kachel für Professional Works. Dort wird der Status Verbunden angezeigt.

Professional Works Schnittstelle bearbeiten

Nach der erfolgreichen Anbindung können Sie die Professional Works Schnittstelle jederzeit bearbeiten. Öffnen Sie dazu in HalloLuci den Bereich Schnittstellen und wählen Sie bei der Professional Works Kachel die gewünschte Aktion aus.

Sie haben dort mehrere Möglichkeiten:

1. Auto-Übertragung aktivieren Wenn Sie die Auto-Übertragung aktivieren, werden erkannte Vorgänge automatisch an Professional Works übertragen. Das funktioniert, sobald HalloLuci den Anrufer anhand der Rufnummer eindeutig einem Kontakt in Professional Works zuordnen konnte. In diesem Fall wird der Vorgang im Vorgangsmanager ohne weiteren Klick direkt in Professional Works angelegt.
2. Schnittstelle deaktivieren oder aktivieren Sie können die Schnittstelle vorübergehend deaktivieren. Dann findet keine aktive Nutzung der Verbindung statt. Die Schnittstelle bleibt aber gespeichert und kann später wieder aktiviert werden.
3. Professional Works neu anbinden Sie können die Verbindung zu Professional Works erneut herstellen, zum Beispiel wenn Sie einen anderen Professional Works Account verwenden möchten oder die bestehende Anmeldung erneuert werden soll.
4. Schnittstelle löschen Wenn Sie die Professional Works Verbindung nicht mehr benötigen, können Sie die Schnittstelle löschen. Danach ist keine Übertragung an Professional Works mehr möglich, bis Sie die Schnittstelle erneut einrichte

Welche Funktionen bietet die Professional Works Schnittstelle?

Nach der Einrichtung kann HalloLuci Daten zwischen Anrufen, Kontakten und Professional Works verknüpfen.

1. Kontakte anhand der Telefonnummer erkennen

Wenn ein Kunde bei Ihrer HalloLuci Rufnummer anruft, prüft HalloLuci die Telefonnummer über die Professional Works Schnittstelle.

Wird die Rufnummer in Professional Works gefunden, wird der passende Kontakt automatisch in HalloLuci angezeigt.

Das bedeutet:

• Der Kontakt wird im HalloLuci Kontaktbuch angelegt oder zugeordnet.
• Die Professional Works Personen-ID wird als externe Referenz gespeichert.
• Der Name und vorhandene Kontaktdaten werden in HalloLuci sichtbar.
• Der Kontakt wird in der Anrufliste angezeigt.

2. Kontaktinformationen in der Anrufübersicht anzeigen

Wenn ein Kontakt gefunden wurde, sehen Sie die Kundendaten direkt im Anruf-Protokoll.

Dort können unter anderem angezeigt werden:

• Name des Kontakts
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Professional Works Referenz
• Zuordnung zur Schnittstelle

So erkennen Sie sofort, zu welchem Kunden ein Anruf gehört.

3. Kontaktinformationen in der E-Mail-Benachrichtigung anzeigen

Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen für neue Anrufe aktiviert haben, werden gefundene Kontaktdaten auch in der Benachrichtigung angezeigt.

So sehen Sie bereits in der E-Mail, ob der Anrufer einem Professional Works Kontakt zugeordnet werden konnte.

4. Vorgänge aus HalloLuci an Professional Works übertragen

Wenn HalloLuci während eines Gesprächs ein Anliegen erkennt, kann daraus ein Vorgang entstehen. Dies kann zum Beispiel eine Adressänderung, eine Schadenmeldung oder ein anderes Kundenanliegen sein.

Im Anruf-Protokoll sehen Sie den erkannten Vorgang. Dort können Sie die Übertragung an Professional Works starten .

So übertragen Sie einen Vorgang:

1. Öffnen Sie in HalloLuci den Bereich Anrufe.
2. Öffnen Sie das gewünschte Anruf-Protokoll.
3. Prüfen Sie den erkannten Vorgang und die Zusammenfassung.
4. Klicken Sie im Bereich Übertragung an Schnittstellen auf Übertragen.
5. Nach erfolgreicher Übertragung können Sie den angelegten Vorgang direkt öffnen.

5. Vorgang direkt in Professional Works öffnen

Nach der erfolgreichen Übertragung erstellt Professional Works den Vorgang im Vorgangsmanager.

In HalloLuci erscheint anschließend ein Button wie Vorgang öffnen. Darüber gelangen Sie direkt zum angelegten Vorgang in Professional Works.

6. Telefonnummern in Professional Works aktualisieren

Je nach Vorgang kann HalloLuci erkannte Informationen an Professional Works übergeben.

Beispiel: Ein Kunde teilt im Gespräch eine neue Adresse mit. HalloLuci erfasst diese Information im Gespräch und bereitet sie für die Übertragung vor. Nach der Übertragung kann die Änderung in Professional Works übernommen werden.

Mögliche übertragene Informationen sind zum Beispiel:

• Telefonnummer
• Mobilnummer

7. Kontakt manuell über Professional Works suchen

Nicht immer wird eine Telefonnummer automatisch gefunden. Das kann zum Beispiel passieren, wenn der Kunde mit einer neuen oder bisher unbekannten Rufnummer anruft, oder bisher keine Telefonnummern gepflegt sind.

In diesem Fall können Sie den Kontakt manuell suchen.

So suchen Sie einen Kontakt manuell:

1. Öffnen Sie das entsprechende Anruf-Protokoll.
2. Klicken Sie im Kontaktbereich auf In Schnittstellen suchen.
3. Geben Sie Vorname und Nachname ein.
4. Klicken Sie auf Suchen.
5. Wählen Sie den passenden Kontakt aus.
6. Klicken Sie auf Ausgewählte importieren.

Der Kontakt wird anschließend in HalloLuci importiert und dem Anruf zugeordnet.

8. Mehrere Schnittstellen gleichzeitig nutzen

Wenn Sie neben Professional Works weitere Schnittstellen verwenden, kann HalloLuci Kontakte und Vorgänge auch über mehrere Systeme hinweg anzeigen.

Nach der Zuordnung sehen Sie im Anruf-Protokoll, welche Schnittstellen mit dem Kontakt verbunden sind. Anschließend können Sie entscheiden, ob ein Vorgang an Professional Works, an eine weitere Schnittstelle oder an mehrere Schnittstellen übertragen werden soll.

9. Übertragungsprotokoll einsehen

Zu jeder Übertragung an Professional Works erstellt HalloLuci ein Protokoll. Hierfür klicken Sie im Anruf-Protokoll auf die Anruf-ID links neben Vorgang öffnen.

Darin sehen Sie zum Beispiel:

• Zeitpunkt der Übertragung
• verwendete Schnittstelle
• Status der Übertragung
• technische Rückmeldung
• Link zum angelegten Vorgang

Das Protokoll hilft Ihnen nachzuvollziehen, ob die Übertragung erfolgreich war.

Häufige Fragen

Warum wurde kein Kontakt gefunden?

Ein Kontakt wird normalerweise über die Telefonnummer gesucht. Wenn die Nummer in Professional Works nicht vorhanden ist oder anders gespeichert wurde, kann HalloLuci den Kontakt nicht automatisch zuordnen.

Nutzen Sie in diesem Fall die Funktion In Schnittstellen suchen und suchen Sie den Kontakt manuell über Vorname und Nachname.

Kann ich einen falsch zugeordneten Kontakt ändern?

Ja. Öffnen Sie das Anruf-Protokoll und nutzen Sie die Funktion Zuordnung aufheben. Danach können Sie den richtigen Kontakt erneut über die Schnittstellensuche auswählen.

Wird jeder Vorgang automatisch übertragen?

Dies ist abhängig von Ihrer Schnittstellen Einstellung. Sofern Sie die Auto-Übertragung aktiv haben und die Telefonnummer zugeordnet werden konnte, wird der Vorgang automatisiert an Professional Works übertragen. Wenn Sie die Auto-Übertragung nicht nutzen, erfolgt die Übertragung über den Button Übertragen. So können Sie den erkannten Vorgang vorher prüfen und entscheiden, ob er an Professional Works gesendet werden soll.

Wo sehe ich, ob die Übertragung erfolgreich war?

Nach der Übertragung sehen Sie im Bereich Übertragung an Schnittstellen den Status. Zusätzlich können Sie das Übertragungsprotokoll öffnen und den angelegten Vorgang direkt in Professional Works aufrufen.

Empfehlung für die Nutzung

Prüfen Sie nach der Einrichtung mit einem Testanruf, ob Kontakte korrekt erkannt werden. Verwenden Sie am besten eine Telefonnummer, die bereits in Professional Works bei einem Testkunden hinterlegt ist.

So können Sie direkt kontrollieren, ob:

• der Kontakt in HalloLuci erkannt wird,
• die Professional Works Referenz angezeigt wird,
• der Vorgang korrekt vorbereitet wird,
• die Übertragung funktioniert,
• der Vorgang in Professional Works geöffnet werden kann.