Weiterleitungen

Anrufweiterleitungen einrichten

Mit den Weiterleitungen können Sie festlegen, wann ein Anruf direkt an eine bestimmte Telefonnummer oder an einen hinterlegten Mitarbeiter weitergeleitet werden soll. Diese Funktion eignet sich besonders für wichtige Anliegen, spezielle Fachbereiche oder Situationen, in denen Anrufer direkt mit einer bestimmten Person verbunden werden sollen.

Sie finden diesen Bereich unter Konfiguration → Weiterleitungen.

Wichtiger Hinweis: Weiterleitungen haben Vorrang vor allen Vorgängen.

Neue Weiterleitung erstellen

Klicken Sie auf „+ Neue Weiterleitung“, um eine neue Regel anzulegen. Anschließend wählen Sie das gewünschte Weiterleitungsziel aus.

Weiterleitungsziel auswählen

Für eine Weiterleitung stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Weiterleitung an eine Telefonnummer

Wählen Sie "Telefonnummer", wenn Anrufe direkt an eine bestimmte Rufnummer vermittelt werden sollen.

Tragen Sie hierfür die Zielrufnummer ein, an die Anrufe weitergeleitet werden sollen ein. Die Ländervorwahl wird automatisch ergänzt!

Beispiel:

Sie möchten an die Telefonnummer +49 123 456789 weiterleiten:

Hierfür tragen Sie 123456789 ein.

Bitte beachten Sie, dass ausschließlich Rufnummern mit der Vorwahl +49 (Deutschland) zur Verfügung stehen.

Weiterleitung an einen Mitarbeiter

Wählen Sie „Mitarbeiter“, wenn ein bereits angelegter Mitarbeiter als Ziel verwendet werden soll. Anschließend wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus der Liste aus. In diesem Fall wird direkt die Telefonnummer aus den Mitarbeitereinstellungen übernommen.

Bedingung definieren

Im Feld „Bedingung“ beschreiben Sie, wann eine Weiterleitung erfolgen soll. Hier können Sie dem Assistenten mitteilen, welche Anliegen zu einer Weiterleitung führen sollen. Je genauer die Beschreibung formuliert wird, desto zuverlässiger erkennt der Assistent die passende Situation.

Beispiele für Weiterleitungen:

Der Anrufer steht auf der Zulassungsstelle und benötigt eine eVB
Der Anrufer möchte einen Schadenfall melden
Der Anrufer möchte mit Herrn Max Mustermann sprechen

Verfügbarkeit festlegen

Optional können Sie festlegen, zu welchen Zeiten die Weiterleitung aktiv sein soll. Aktivieren Sie dazu den Bereich „Verfügbarkeit“ über den Schieberegler. Anschließend können Sie für jeden Wochentag individuelle Zeiten hinterlegen. Außerhalb dieser Zeiten wird keine Weiterleitung ausgeführt.

Weiterleitung Aktiv/inaktiv

Über den Schalter „Weiterleitung aktivieren“ können Sie eine Regel jederzeit ein- oder ausschalten.

Sie planen einen Urlaub oder Betriebsferien? Deaktivieren Sie die Anrufweiterleitung, damit keine Anrufe verloren gehen!

Änderungen speichern

Nachdem Sie Ihre Weiterleitungen eingerichtet oder geändert haben, klicken Sie auf „Konfiguration speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.

Verwenden Sie Weiterleitungen nur für wirklich wichtige oder eindeutig erkennbare Anliegen. Für die meisten Standardanfragen sind Vorgänge die bessere Lösung, da der Assistent dort zunächst Informationen erfassen und dokumentieren kann. Weiterleitungen sollten gezielt eingesetzt werden, wenn ein Anrufer unmittelbar mit einer Person oder Abteilung verbunden werden soll.