Mitarbeiter

Mitarbeiter verwalten

Mitarbeiter verwalten

Im Bereich „Mitarbeiter“ hinterlegen Sie die Ansprechpartner Ihres Unternehmens. Diese Informationen helfen Ihrem KI-Assistenten dabei, Anrufer an die richtige Person weiterzuleiten, zuständige Ansprechpartner zu nennen und Benachrichtigungen gezielt zu versenden. Jeder angelegte Mitarbeiter wird zudem automatisch für Funktionen wie Terminverwaltung und Verfügbarkeiten berücksichtigt. Sie finden diesen Bereich unter Konfiguration → Mitarbeiter.

Neuen Mitarbeiter anlegen

Klicken Sie auf „+ Mitarbeiter hinzufügen“, um einen neuen Mitarbeiter anzulegen. Anschließend können Sie die relevanten Informationen erfassen.

Stammdaten des Mitarbeiters

Anrede

Wählen Sie die passende Anrede des Mitarbeiters aus.

Vorname und Nachname

Tragen Sie den vollständigen Namen des Mitarbeiters ein.
Diese Informationen können vom Assistenten genutzt werden, um Ansprechpartner korrekt zu benennen oder Anrufer gezielt weiterzuleiten.

Telefonnummer

Hinterlegen Sie die direkte Rufnummer des Mitarbeiters.

Diese Nummer kann für Weiterleitungen verwendet werden, sofern die Weiterleitung für diesen Mitarbeiter aktiviert wurde.

E-Mail-Adresse

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters an.

An diese Adresse können automatische Benachrichtigungen zu abgeschlossenen Vorgängen versendet werden.

Zuständigkeitsbereiche festlegen

Im Feld „Zuständig für“ beschreiben Sie die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche des Mitarbeiters. Diese Informationen helfen dem Assistenten dabei, Anfragen dem richtigen Ansprechpartner zuzuordnen.

Beispiel:
Ansprechpartner für BU, PKV und Altersvorsorge

Je genauer die Zuständigkeiten beschrieben werden, desto besser kann der Assistent passende Ansprechpartner erkennen.

Vorgang-Benachrichtigung per E-Mail

Legen Sie fest, für welche Themenbereiche der Mitarbeiter automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten soll.

Sobald ein entsprechender Vorgang durch einen Anrufer abgeschlossen wurde, versendet HalloLuci die Informationen automatisch an den ausgewählten Mitarbeiter. Je nach Konfiguration können beispielsweise folgende Bereiche ausgewählt werden:

Schaden melden
Neue Versicherung / Angebot
Vertragsänderungen
Terminvereinbarung
Sonstiges

Beispiel:

Wenn ein Mitarbeiter für Schadenmeldungen verantwortlich ist, kann ausschließlich dieser Bereich aktiviert werden. Neue Schadenfälle werden dann automatisch per E-Mail an diesen Mitarbeiter gesendet.

Hinweis: Wenn die E-Mail-Benachrichtigungen in den Einstellungen allgemein aktiviert sind und einem Mitarbeiter zusätzlich eine Vorgang-Benachrichtigung zugewiesen wurde, erhält dieser die Benachrichtigung sowohl über den allgemeinen Versand als auch über die Mitarbeiterzuweisung. Dadurch kann die E-Mail in bestimmten Fällen doppelt zugestellt werden.

Erreichbarkeit hinterlegen

Im Feld „Erreichbarkeit“ können Sie zusätzliche Informationen zur Verfügbarkeit des Mitarbeiters hinterlegen.

Beispiel:
Ihre Mitarbeiterin ist in Teilzeit an nur bestimmten Werktagen erreichbar? Hinterlegen Sie diese wie folgt:
Montag von 8-12 Uhr, Dienstag von 8-12 Uhr, Donnerstag von 8-17 Uhr

Diese Angaben helfen dabei, Anrufern realistische Informationen zur Erreichbarkeit bereitzustellen.

Gespräche weiterverbinden

Über die Einstellung „Gespräche weiterverbinden“ legen Sie fest, ob Anrufe direkt an diesen Mitarbeiter vermittelt werden dürfen.

Ja
➡️ Der Assistent kann Anrufer direkt an diesen Mitarbeiter weiterverbinden

Nein
➡️ Der Mitarbeiter wird zwar als Ansprechpartner geführt, Anrufe können jedoch nicht direkt an ihn vermittelt werden.

Diese Funktion eignet sich beispielsweise für:

Fachabteilungen
Vertriebsmitarbeiter
Sachbearbeiter
Persönliche Ansprechpartner

Mitarbeiter entfernen

Nicht mehr benötigte Mitarbeiter können jederzeit über die Schaltfläche Entfernen gelöscht werden. Anschließend steht der Mitarbeiter für Weiterleitungen und Benachrichtigungen nicht mehr zur Verfügung.

Änderungen speichern

Nachdem Sie Mitarbeiter hinzugefügt oder bearbeitet haben, klicken Sie auf „Konfiguration speichern“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Hinweis: Hinterlegen Sie für jeden Mitarbeiter möglichst genaue Zuständigkeiten. Dadurch kann Ihr KI-Assistent Anfragen besser zuordnen, passende Ansprechpartner nennen und Anrufer schneller an die richtige Person weiterleiten.

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